Поговорку «По одежке встречают, по уму провожают» можно применить к существующей протокольной практике, а точнее, к тем мероприятиям, которые содействуют началу переговоров и их окончанию. Настроение, с которым партнеры садятся за стол, задает тон самих переговоров, а расположение духа сторон при прощании подводит итог деловой встречи.

О том, как готовятся и проходят переговоры написано множество книг и научных работ. Эта тема является доминирующей и в мемуарной литературе российских и иностранных дипломатов. Одна из таких книг — «Переговоры. Организация. Протокол. Этикет», изданная в популярной серии «Библиотека дипломата».  Ее авторы — профессиональные дипломаты Владимир Запевалов и Олег Давтян, которые на протяжении длительного времени ведут деловые беседы и проводят переговоры с российскими и иностранными представителями. Они делятся своим уникальным опытом организации и ведения таких мероприятий в Санкт-Петербурге с участием не только местных органов власти и бизнес-сообщества, но и высших руководителей России.

Замечено, что среди тех, кто руководит процессами делового общения на разных уровнях или вовлечен в переговорную сферу, растет уверенность в необходимости постоянного изучения протокольных и этикетных правил, которым человечество следует во всем мире. Регламентируя поведение людей в различных деловых и светских ситуациях, эти правила способствуют успешному взаимопониманию и взаимодействию партнеров не только на государственном, но и на общечеловеческом уровнях.

Книга состоит из шести тематических разделов и дополнена приложениями, помогающими не только правильно подготовиться к переговорному процессу, но и соответствующим образом оформить итоговые документы.

Особое внимание авторы книги акцентируют на выборе помещения для переговоров, зависящее от ряда факторов: количества участников, характера переговоров и их продолжительности.

Так называемая протокольная встреча, когда участники представляются друг другу и обмениваются приветственными словами, длится не более 30 минут, в то время как беседа, в ходе которой обсуждаются конкретные вопросы, может занимать несколько часов. Такой формат общения требует более комфортного размещения самих участников, их помощников и переводчиков. Необходимо предусмотреть и оборудование для демонстрации документов.

Отношение к гостям и доверительный характер беседы можно показать с помощью правильной обстановки: выбрать, например, в качестве комнаты для переговоров не конференц-зал, а кабинет руководителя принимающей стороны. Прибранный стол будет свидетельствовать о том, что хозяин кабинета аккуратен и внимательно относится к деловой переписке. Положительно воздействуют на атмосферу переговоров и некоторые детали интерьера и внутреннего убранства помещения, например, картины профессиональных художников на стенах, книги на стеллажах, дипломы и другие награды, фотографии известных лиц, которые посещали данное предприятие или учреждение. Для удобства последующего общения принято обмениваться визитными карточками. Первыми вручают визитки хозяева.

В книге подробно описывается процедура встречи участников переговоров, начиная с их прибытия в аэропорт. Авторы обращают внимание на то, что ранг и должность встречающего зависит от местной протокольной практики, а иногда от того, на каком уровне ранее был встречен глава принимающей стороны. Например, если гость прибывает с супругой, то совсем не обязательно, чтобы с супругой был также и хозяин. В назначенный для переговоров день глава предприятия или учреждения может встретить гостей «на пороге». Этот жест бывает ответным или вызванным особым статусом гостей, однако, как правило, является обязанностью главы протокольного подразделения. Проводы делегации проходят в том же протокольном порядке, что и встреча.

Значительная часть книги посвящена искусству ведения переговоров. В ней авторы описывают не только системную базу переговорного процесса, но и национальные факторы, которые должны учитываться при проведении международных мероприятий. Дипломаты дают ценные практические рекомендации, приводят примеры из протокольной практики и подчеркивают роль взаимодействия на уровнях культуры и взаимоуважения.

С уверенностью можно сказать, что эта книга, как и все предыдущие публикации серии «Библиотека дипломата», является незаменимым практическим пособием для российских и зарубежных специалистов, занятых в системе внешних связей. (Мария Лутина и Александр Заславский)